PETI MASUK EMEL – TIPS PENGURUSAN YANG BIJAK

Ketika emel dicipta pada tahun 1972, pencipta asalnya (Ray Tomlinson) sedikit pun tidak mengetahui akan impak emel terhadap sistem komunikasi dunia dan kini emel masih menjadi medium komunikasi paling popular dan penting di serata dunia. Emel dianggap platform komunikasi rasmi di sektor kerajaan, pendidikan, perniagaan, korporat dan malahan, boleh dikatakan setiap orang di dalam setiap organisasi biasanya mempunyai alamat emel, dari Ketua Pengarah hingga ke tenaga kerja pelaksana.

Merujuk kepada analisis McKinsey, secara puratanya golongan pekerja akan menghabiskan 28% daripada waktu kerjanya setiap hari untuk membaca dan membalas emel. Ini menunjukkan bahawa 2.6 jam dihabiskan dan secara purata 120 bilangan emel diterima setiap hari. Tidak pelik jika seseorang itu mempunyai beberapa akaun emel termasuk akaun emel peribadi dan cabaran utama yang dihadapi oleh golongan ini ialah untuk meyemak dan mengekalkan bilangan unread message rendah. Oleh itu, tujuan artikel ini ditulis adalah untuk membantu dalam pengurusan peti masuk emel anda supaya berada dalam keadaan yang baik.

UNSUBSCRIBE (Berhenti Melanggan)

Perkara pertama  dan segera yang perlu dilakukan ialah berhenti melanggan senarai emel (mailing list) dan emel promosi. Ambil masa untuk menyemak semula buletin (newsletters) anda dan PASTIKAN anda hanya mendaftar untuk yang diperlukan (baca secara aktif) sahaja. Pastikan juga untuk memberhentikan langganan sebarang notifikasi media sosial yang anda tidak perlukan. Anda perlu log masuk ke tetapan akaun media sosial anda untuk menyahaktif fungsi ini. Kajian mendapati, 70% peti masuk emel diserabutkan oleh mesej notifikasi daripada media sosial.

Sebagai alternatif, anda boleh memperuntukkan satu (1) akaun emel khas untuk emel promosi dan menyimpan emel penting anda di akaun utama anda.

 

ANDA TIDAK PERLU MENJAWAB SEMUA EMEL DENGAN SEGERA

Semasa anda membuka dan membuat semakan peti masuk emel, disyorkan agar anda menyemak emel-emel penting dan yang perlu dikendalikan dengan cepat sahaja terlebih dahulu. Sekiranya emel memerlukan respons pantas, buka dan jawabnya semasa anda membaca mesej tersebut. Tetapi jika ia memerlukan lebih banyak masa, sisihkan masa itu untuk menjawabnya kemudian.

Anda boleh melabelkan emel tersebut, memasukkannya ke dalam folder tertentu atau menggunakan fitur tunda (snooze) untuk menerima emel pada waktu yang lebih mudah.

 

 

JANGAN PERIKSA SEMUA EMEL ANDA SEMASA IA MASUK (Come In)

Oleh kerana emel masuk ke peti emel sepanjang hari tanpa waktu yang tetap, anda akan mudah tenggangu dek kerana perkara ini walaupun anda berada di dalam perkara atau mesyuarat penting. Daripada membacanya satu per satu sebaik sahaja diterima, luangkan masa khusus satu (1) di sebelah pagi dan satu (1) di sebelah petang untuk membaca dan memberi respons.

Adalah idea yang baik untuk menjadualkan sedikit masa dalam seminggu sekali atau setiap beberapa hari untuk melakukan pengurusan peti masuk emel seperti mencipta dan menggunakan folder dan label dan menghantar emel yang lebih panjang itu.

Sekiranya anda masih lagi ralit untuk membuka peti masuk emel setiap masa, anda boleh mengambil langkah untuk menutup notifikasi emel di komputer dan telefon bimbit anda, dan PASTIKAN anda tidak membiarkan peti masuk emel anda terbuka di tab pelayar (browser) lain.

 

BUAT BEBERAPA BAHAGIAN (SECTIONS) ATAU FOLDER DI PETI MASUK EMEL

Gunakan folder berbeza untuk menyimpan emel anda. Ini dapat diklasifikasikan berdasarkan KEPENTINGAN, URGENSI, berapa lama waktu yang diperlukan untuk menanganinya, atau jenis tindakan yang diperlukan. Sebagai contoh mudah, cipta satu (1) folder untuk menguruskan penerimaan resit dan bil bulanan anda, setelah beberapa bulan mencuba teknik ini anda akan mendapati kehidupan anda lebih mudah dan teratur. Mulakan sekarang.

 

GUNAKAN PENAPIS (FILTERS), PERATURAN (RULES) & LABEL

Filters dan Rules digunakan untuk mengarahkan sesuatu emel terus masuk ke folder tertentu secara automatik. Fungsi ini dapat menjimatkan masa anda dan memberi ruang kepada anda untuk memberi tumpuan kepada emel yang lebih penting. Label juga dapat menjadi kaedah yang baik untuk menyusun mesej anda dengan tag yang berlainan bagi memudahkan proses pencarian.

Artikel/Berita Terkini

MEMPERKUKUHKAN KERJASAMA STRATEGIK

SG BULOH – Pengarah Keselamatan Negeri Selangor Puan Faizatul Aini bt Mohd Adnan telah melakukan kunjungan hormat ke atas  Panglima …
Maklumat Lanjut

SOP Pemakaian Pelitup Muka

IPOH – Baru-baru ini, sebuah akhbar cina telah bertemu dengan Pengarah Keselamatan Negeri, Majlis Keselamatan Negara Negeri Perak Tuan Khairul …
Maklumat Lanjut

LAWATAN KERJA PENGARAH KESELAMATAN NEGERI SELANGOR

BANTING 25 Jun – PKN Selangor bersama pegawai-pegawai dari Majlis Keselamatan Negara Negeri Selangor telah berkesempatan mengadakan lawatan kerja ke …
Maklumat Lanjut