Kaedah Perolehan secara Tender

1.1

Semua tawaran tender bekalan dan perkhidmatan yang dibuat oleh Majlis Keselamatan Negara (MKN) adalah melalui Sistem e-Perolehan kecuali atas sebab-sebab yang tidak dapat dielakkan.

1.2

Tawaran tender adalah dipelawa kepada syarikat-syarikat tempatan yang telah diluluskan oleh Kementerian Kewangan bagi memasuki TENDER dan berdaftar dengan  Kementerian Kewangan Malaysia dan masih sah tempohnya di bawah kod bidang yang berkaitan yang telah ditetapkan oleh MKN.

1.3

Tender hendaklah dibuat melalui sistem ePerolehan (kemudian ini disebut eP) dan hanya syarikat/pembekal yang eP enabled sahaja dibenarkan menyertai tender.  Pembekal/syarikat yang eP enable adalah pembekal/syarikat yang mempunyai kad pintar berserta pembaca kad pintar atau USB Token. Petender hendaklah mendapatkan ID unik untuk capaian dokumen tender di Majlis Keselamatan Negara, Jabatan Perdana Menteri dengan menghubungi Cik Nurlisa Azma binti Che Abdul Ghani di talian 03-88724395.

1.4

Cadangan tender hendaklah dibuat menggunakan :

i.

Sistem eP  (atas talian); dan

ii.

Lampiran-lampiran yang disediakan (secara manual)

1.5

Cadangan Tender (atas talian) yang lengkap dan sempurna diisi hendaklah dihantar secara atas talian menggunakan sistem eP. Petender dibenarkan untuk mengemas kini tawaran tender yang telah dikemukakan secara atas talian sehingga waktu dan tarikh tutup tender. Syarikat bertanggungjawab memastikan penghantaran atas talian berjaya dan kegagalan berbuat demikian bukan tanggungjawab Kerajaan.

1.6

Tempoh sahlaku pendaftaran Kementerian Kewangan dan Sijil Taraf Bumiputra hendaklah  berkuatkuasa di sepanjang tempoh sahlaku tawaran dan bagi tempoh kontrak (jika berjaya).

1.7

Tender yang dibuat tanpa menggunakan borang tender rasmi yang dimuat turun dari Sistem eP tidak akan dipertimbangkan

2.1

Petender adalah dilarang menulis atau mencatat nama/tanda syarikat di dalam dokumen Cadangan Teknikal. Sekiranya berbuat demikian tawaran cadangan tidak akan dipertimbangkan.

2.2

2.3

Kerajaan tidak pernah melantik mana-mana individu atau syarikat yang bertindak sebagai orang ketiga di dalam tender dan/ atau perjanjian ini. Sekiranya petender mempunyai sebarang permasalahan berkaitan tender dan/ atau perjanjian ini hendaklah dirujuk terus kepada pihak Kerajaan.

2.4

Kos penyertaan tender dan penyediaan dokumen tender adalah ditanggung sendiri oleh  Petender. Kerajaan tidak akan bertanggungjawab atas apa-apa jua kos yang terlibat.

2.5

Kerajaan boleh membatalkan tender ini tanpa memberikan sebarang alasan kepada semua petender dan kos-kos yang terlibat semasa penyediaan tender ini tidak akan ditanggung oleh Kerajaan.

3.1

4.1

Tender-tender hendaklah diperakui sah selama 180 hari dari tarikh tutup tender. Bagi tawaran yang berjaya harga tawaran akan terus sah sehingga tempoh kontrak tamat.

4.2

Mana-mana petender yang mengemukakan tempoh sahlaku kurang daripada masa yang ditetapkan (180 hari) tidak akan dipertimbangkan.

4.3

5.1

Harga yang ditawarkan hendaklah harga tetap di dalam Ringgit Malaysia. Petender yang menawarkan harga yang tertakluk kepada perubahan kadar pertukaran wang asing tidak akan dipertimbangkan

5.2

5.3

Petender dikehendaki memastikan maklumat di Jadual Pematuhan Harga dan kiraan Harga Tawaran adalah betul. Kiraan harga yang silap tidak akan dipertimbangkan dan terus ditolak.

5.4

Harga yang ditawarkan hendaklah harga tetap dan tidak boleh dipinda selepas tawaran ditutup dan berkuatkuasa selama tempoh sahlaku penawaran dan kontrak. Walau apa-apa pun, Kerajaan berhak membuat perubahan pada bila-bila masa.

5.5

Petender adalah diingatkan supaya mengambilkira semua kos yang terlibat semasa mengemukakan tawaran harga. Petender dinasihati supaya jangan sesekali under quote atau over quote tawaran harga tender. Sebarang tuntutan kenaikan harga bagi mana-mana peralatan atau perkhidmatan yang timbul akibat daripada perbezaan tafsiran Kerajaan dengan Petender mengenai spesifikasi peralatan yang berkenaan tidak akan dilayan.

5.6

Kerajaan tidak terikat untuk menerima mana-mana harga tawaran yang terendah bagi tender ini.

5.7

Harga yang ditawarkan perlulah mengambil kira:

a.

“atau”

b.

Fi perkhidmatan bagi perolehan secara elektronik dengan menggunakan Sistem ePerolehan sebanyak 0.4% bagi transaksi tertakluk kepada had maksimum berjumlah RM4,800.00 bagi transaksi yang bernilai RM1.2 juta dan lebih bagi pembekalan/perkhidmatan yang melibatkan beberapa kali pembayaran (multiple payment).

6.1

6.1.1

Cadangan tender hendaklah dikunci masuk (Key in) atau dimuatnaik melalui Sistem e-Perolehan.

6.2

Penyerahan Dokumen Tender (Manual)

6.2.1

Petender dinasihatkan supaya menghantar dokumen tender dengan tangan. Pihak MKN tidak akan bertanggungjawab terhadap sebarang kehilangan, kelewatan dan sebagainya bagi dokumen-dokumen tender yang dihantar melalui pos. Dokumen tender yang diterima selepas tarikh tutup akan ditolak.

6.3

Dokumen tender yang telah lengkap dan ditandatangani hendaklah dimasukkan sendiri  ke dalam peti tender yang di tempatkan di :

6.4

Petender tidak boleh menuntut apa-apa jua perbelanjaan yang telah ditanggung oleh Petender  sepanjang penyediaan tender ini daripada pihak Kerajaan.

6.5

Tawaran hendaklah disediakan dengan menggunakan format dan Lampiran seperti di dalam dokumen tender ini secara bertaip. Tawaran yang menggunakan format selain daripada format yang disediakan tidak akan diterima.

6.6

Petender hendaklah mengemukakan salinan hardcopy tersebut dalam dua (2) sampul surat berlakri (sealed) ‘Sampul A’ dan ‘Sampul B’ iaitu:-

6.6.1

a.

Di sudut atas kiri sampul surat A hendaklah ditandakan seperti berikut:

TAJUK TENDER DAN NO.TENDER: X011104010114…..)

6.6.2

a.

TAJUK TENDER DAN NO.TENDER: X011104010114…..)

6.7

Jabatan ini tidak akan bertanggungjawab ke atas kehilangan borang-borang penyertaan tender akibat kesilapan peti tender yang dimasukkan atau tender-tender yang dihantar melalui pos.

6.8

Risalah (brochure), katalog dan lain-lain dokumen asal (original) berkaitan hendaklah disertakan di dalam tender.  Butiran yang ditawarkan hendaklah dicatatkan dengan terang. Petender tidak boleh mencatatkan nama mereka/nama syarikat di mana pun di dokumen Cadangan Teknikal,  risalah dan katalog dikembarkan/bekalkan kecuali di dalam dokumen Cadangan Harga bagi pengenalan syarikat.

6.9

Pihak Kerajaan berhak MENOLAK sebarang tawaran dari pihak Petender  tanpa sebarang penjelasan sekiranya terdapat nama Petender di mana-mana risalah dan katalog di Lampiran Cadangan Teknikal.

6.10

Tawaran yang dikemukakan selepas tarikh tutup tender tidak akan  dipertimbangkan.

a.

Petender MESTI mengemukakan cadangan spesifikasi yang diisi dengan lengkap seperti butiran di bawah:

b.

Petender MESTI mengemukakan cadangan kewangan yang diisi dengan lengkap seperti butiran di bawah:

Lampiran 5- Surat Pengakuan Kebenaran Maklumat  dan Kesahihan Dokumen

c.

Cadangan Teknikal dan Cadangan Kewangan hendaklah dikemukakan dalam dua sampul surat/bungkusan yang berasingan dan berlakri (sealed).

d.

8.1

a.

10% daripada tawaran terendah dan boleh diterima bagi perolehan bernilai RM10 juta ke bawah;

b.

5 % daripada tawaran terendah dan boleh diterima bagi perolehan bernilai melebihi RM10 juta hingga RM100 juta; dan

c.

3 % daripada tawaran terendah dan boleh diterima bagi perolehan bernilai melebihi RM100 juta.

9.1

Surat Pekeliling Bil. 4 Tahun 1995, memberi keutamaan kepada petender bertaraf Bumiputera dengan kadar peratus antara 3 hingga 10 peratus daripada nilai tawaran termurah tertakluk kepada nilai tender.

Sebarang perbuatan atau percubaan rasuah untuk menawar atau memberi, meminta atau menerima apa-apa suapan secara rasuah kepada dan daripada mana-mana orang berkaitan perolehan ini merupakan suatu kesalahan jenayah di bawah Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 2009.

Sekiranya mana-mana pihak ada menawar atau memberi apa-apa suapan kepada mana-mana anggota pentadbiran awam, maka pihak yang ditawar atau diberi suapan dikehendaki membuat aduan dengan segera ke pejabat Badan Pencegah Rasuah atau balai polis yang berhampiran. Kegagalan berbuat demikian adalah merupakan suatu kesalahan di bawah Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 2009.

Tanpa prejudis kepada tindakan-tindakan lain, tindakan tatatertib terhadap anggota perkhidmatan awam dan menyenaraihitamkan kontraktor atau pembekal boleh diambil sekiranya pihak-pihak terlibat dengan kesalahan rasuah di bawah di bawah Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 2009.

Mana-mana kontraktor atau pembekal yang membuat tuntutan bayaran berkaitan perolehan ini walaupun tiada kerja dibuat atau tiada barangan dibekal mengikut spesifikasi yang ditetapkan atau tiada perkhidmatan diberi dan mana-mana anggota perkhidmatan awam yang mengesahkan tuntutan berkenaan adalah melakukan kesalahan di bawah Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 2009.

Kesemua Petender yang menghantar dokumen tender hendaklah menandatangani Surat Akuan Petender (Lampiran 4) bahawa Petender tidak akan menawar atau member rasuah sebagai sogokan untuk mendapatkan kontrak. Wakil syarikat yang menandatangani Surat Akuan Petender hendaklah melampirkan Surat Perwakilan Kuasa Lampiran 4A) menandatangani bagi pihak syarikat sebagai tanda bahawa beliau adalah individu yang diberikuasa untuk berurusan dengan pihak Kerajaan bagi urusan perolehan/ perjanjian bagi perkara ini.

Petender yang Berjaya dan telah dilantik secara rasmi oleh pihak kerajaan sebagai juga dikehendaki menandatangani Surat Akuan Pembida Berjaya bahawa ia tidak akan memberi rasuah sebagai ganjaran kerana mendapatkan kontrak. Wakil syarikat yang menandatangani Surat Akuan Pembida Berjaya hendaklah juga melampirkan Surat Perwakilan Kuasa dan menandatangani bagi pihak syarikat.

Sebarang kos perbelanjaan dalam urusan tender ini ditanggung oleh Petender.

Kerajaan tidak terikat untuk menerima mana-mana tawaran dari Petender -Petender. Keputusan mengenai tender yang dikeluarkan adalah muktamad. Sebarang surat-menyurat mengenai keputusan tender tidak akan dilayan.

Petender DILARANG membuat publisiti atau iklan mengenai tender / kontrak ini di dalam sebarang akhbar, majalah atau media pengiklanan yang lain melainkan jika pengiklanan itu telah mendapat kelulusan secara bertulis dari Kerajaan.

Semua syarat-syarat yang terkandung di dalam dokumen atau di mana-mana Lampiran yang terdahulu bersama-sama dengan dokumen tender ini adalah merupakan sebahagian daripada kontrak yang akan ditandatangani di antara Kerajaan Malaysia dan Petender  yang berjaya.  Petender yang berjaya dikehendaki menandatangani kontrak dengan pihak Kerajaan dan membayar segala gantirugi jika tidak memenuhi syarat-syarat kontrak.  Sebarang bantahan kepada syarat-syarat kontrak hendaklah dibuat semasa mengemukakan tender.

MKN  mempunyai hak untuk menamatkan kontrak pada bila-bila masa apabila Petender yang berjaya gagal memenuhi obligasi kontrak mengikut perjanjian atau atas apa-apa alasan demi kepentingan Kerajaan.

16.1.1

a.

b.

c.

d.

Memalsukan Maklumat dengan Tujuan Menyertai Tender.

16.1.2

a.

b.

c.

d.

e.

f.

16.1.3

a.

b.

c.

Penarikan Balik Taraf Bumiputra/Pembuat;

d.

e.

f.

Tindakan Tatatertib/ Pembatalan Pendaftaran Kontraktor

Di dalam mana-mana hal di bawah ini, Kerajaan tanpa menyentuh hal-hal lain yang ada padanya sentiasa berhak mengambil tindakan terhadap Petender atau membatalkan pendaftaran Petender sebagai kontraktor dengan Kementerian Kewangan sebagaimana difikirkan perlu oleh Kerajaan sekiranya :

a.

Petender menarik balik tendernya sebelum tamat tempoh sah laku tawaran tender atau apa-apa tempoh lanjutan.

b.

Petender mengenakan had, syarat atau perjanjian tambahan selepas tarikh akhir yang ditetapkan bagi penyerahan tender.

c.

Petender enggan dan tidak menandatangani dokumen perjanjian yang formal atau tidak mendepositkan Bon Pelaksanaan atau tidak membekalkan item bekalan/ perkhidmatan selepas tender disetuju terima.

17.1

Semua maklumat yang berkaitan tawaran ini adalah sulit dan tidak boleh digunakan untuk sebarang tujuan lain selain daripada tawaran ini sahaja.

a.

Petender TIDAK  BOLEH menggunakan Nama, Alamat dan Logo Syarikat di dalam mana-mana dokumen Cadangan Teknikal. Logo dan Alamat Syarikat hanya perlu diturunkan di atas Surat Iringan (Cover Letter) dan bahagian-bahagian yang telah ditetapkan di dalam Cadangan Kewangan.

b.

Sebarang surat pengesahan/sokongan/pengiktirafan daripada pihak-pihak tertentu hendaklah dimasukkan ke dalam Cadangan Teknikal.

c.

Sebarang pindaan dan pembatalan di dalam borang hendaklah ditandatangani ringkas oleh Petender dan diberi tarikh.

d.

TENDER YANG TIDAK LENGKAP, TIDAK MENGIKUT ARAHAN  DAN TIDAK  TERATUR  AKAN DITOLAK.

e.

DOKUMEN TENDER YANG LEWAT DITERIMA DARI TARIKH TUTUP AKAN DITOLAK.

f.

Kerajaan tidak terikat untuk menerima mana-mana Tawaran dari Petender-Petender.  Keputusan mengenai tender yang dikeluarkan adalah MUKTAMAD. Sebarang surat-menyurat mengenai tender tidak akan dilayan.

g.

Petender hanya dibenarkan mengemukakan satu cadangan tender sahaja.

h.

Kerajaan boleh membatalkan tender ini tanpa sebarang alasan dan kos-kos yang terlibat semasa penyediaan tender ini tidak ditanggung oleh Kerajaan

i.

Kegagalan mematuhi mana-mana syarat/peraturan yang ditetapkan di dalam tender ini akan menyebabkan cadangan tender ditolak.

Maklumat lanjut berkaitan syarat-syarat, spesifikasi tender terdapat dalam dokumen tender yang akan dikeluarkan oleh MKN apabila terdapat keperluan.